Die Mitarbeiter der KAPCON Managementberatung GmbH nehmen seit mehreren Jahren an den offiziellen Testveranstaltungen der SAP hinsichtlich der Weiterentwicklungen von SAP S/4HANA Group Reporting (Konzernberichtswesen FIN-CS) teil. Dadurch sind sie immer auf dem aktuellen Stand hinsichtlich der Möglichkeiten, die das neueste Konsolidierungssystem der SAP bietet – aber auch bezüglich der möglichen Herausforderungen, die auf Kunden bei der Einführung und beim Betrieb zukommen könnten.

Zusätzlich zum letzten Testtermin im Oktober fand Ende November ein DSAG Termin zum Thema Group Reporting statt mit aktuellen Informationen zur Roadmap der Entwicklungen. Die wichtigsten Neuerungen im Jahr 2021 lassen sich wie folgt zusammenfassen (SAP S/4HANA Cloud 2111).

• Nach der Erweiterungsmöglichkeit der Bewegungsdaten durch Kundenattribute im vergangenen Jahr können auch kundendefinierte Ziel-Attribute für Stammdaten definiert werden.
• Mehr Flexibilität im Abschlussprozess wird durch kundendefinierte Maßnahmen und User-Exits z.B. für Umgliederungen mit präziserer Feldsteuerung als bei den Standardumgliederungen erreicht.
• Die Möglichkeiten des Data Collection Tools wurden im Bereich der Formelverwendung und der Kommentarverwaltung erweitert.
• Im Rahmen der Accounting-Integration erfolgt die Ableitung der Konsolidierungs-Objekte bereits bei der Buchung eines Belegs im Universal Journal statt wie bisher erst bei der Datenübernahme vom Accounting (ACDOCA) in die Konsolidierung (ACDOCU). Dies führt neben einer verbesserten Transparenz schon im Accountingbeleg und einer Performanceverbesserung auch dazu, dass komplexere Logiken beim Mapping der anschließenden Datenübernahme angewendet werden können, wie z.B. die Ableitung der Konsolidierungsposition abhängig von Account und zusätzlich dem Partner.
• Bei der Zwischenergebniseliminierung im Umlaufvermögen können die %-Angaben nun auch für die Partnereinheit angegeben werden, so dass auch die Abbildung von Kreuzbeziehungen möglich ist. Zusätzlich kann festgelegt werden, anhand welcher Logik das System die Information der %-Sätze aus den Datensätzen ableitet, so dass die Genauigkeit der Berechnungen abhängig von der Datenverfügbarkeit gesteuert werden kann.
• Mit den sogenannten Financial Review Booklets gibt es ab 2202 eine neue out-of-the-box Reporting Anwendung, die zahlreiche fertige und einfach anzupassende Reports umfasst, welche einen Großteil der notwendigen Berichtsanforderungen abdecken.

Die wichtigsten für das Jahr 2022 geplanten Entwicklungen umfassen aktuell

• die Möglichkeit von Restatements im System, die das bisherige Vorgehen über Versionskopien ersetzen,
• die flexible Ableitung der Konsolidierungseinheiten im Rahmen der Accounting-Integration sowie
• einen verbesserten 4-Augen-Workflow im Rahmen der Belegerfassung.

Ab dem Jahr 2022 wird es in der Cloud statt wie bisher vier Releasen jedoch nur noch zwei geben - im Februar und im August. Zwischenzeitliche Features werden bei Bedarf auch im Mai und November zur Verfügung stehen und aktiviert werden können. Bei on-premises Systemen wird es ein jährliches Release im September geben, aber auch weiterhin natürlich die Möglichkeit, Feature Packs analog der Cloud-Entwicklungen einspielen zu können.

Gerne stehen wir Ihnen bei Fragen zu diesem Thema zur Verfügung.

Neben der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung ist die Kapitalflussrechnung (im weiteren Verlauf mit KFR abgekürzt) eine wichtige wirtschaftliche Messgröße, die nicht nur gesetzlich verankert ist, sondern auch betriebswirtschaftlich einen Mehrwert für die Konzernsteuerung durch das Management liefert sowie den Shareholdern und Stakeholdern entscheidungsrelevante Informationen über die Finanzlage des Unternehmens bereitstellt.

Bei der Erstellung der Kapitalflussrechnung behelfen sich viele Unternehmen einer manuellen, oftmals Excel basierten Lösung, die u.U. sehr zeitaufwändig ist und auch ein gewisses Risikopotential für Fehler birgt. Zu erwähnen ist hierbei:

• Die Datenbasis aus dem Quellsystem wird in die manuelle Lösung übernommen. Dadurch besteht die Gefahr eines Übertragungsfehlers bzw. werden nachgelagerte Anpassungen im Quellsystem evtl. nicht mehr in die KFR übernommen und das Quellsystem weicht dadurch von den Daten in der KFR ab.
• Die Übersichtlichkeit und Transparenz („Wie setzt sich der Wert auf einer KFR-Position zusammen?“) der manuellen Lösung leidet abhängig sowohl von der Granularität des verwendeten Konzernpositionsplans als auch abhängig von der KFR-Struktur, die u.U. über eine gesetzliche Mindestanforderung hinaus geht.
• Manuelle Anpassungen lassen sich nicht immer einfach nachvollziehen („Welcher Wert wurde manuell angepasst?“).
• Bei Änderungen von Stammdaten (z.B. neue Position im Positionsplan) sind diese manuell in der KFR nachzuziehen.

Eine vollautomatisierte KFR „auf Knopfdruck“, die auch jegliche betriebswirtschaftlichen Sonderfälle (z.B. Fusionen, Endkonsolidierungen, etc.) abbildet, wäre für viele Unternehmen daher sicherlich wünschenswert. Ganz so einfach lässt sich das leider nicht umsetzen – zumindest, wenn die automatische KFR ein gewisses Maß an Komplexität abbilden soll. Jedoch bietet die KPACON Managementberatung GmbH eine systemunterstützte Lösung in BCS/4HANA bzw. SEM-BCS an, die dem Anwender eine spürbare Hilfe und Erleichterung bei der regelmäßigen Erstellung der KFR bringt und die überwiegend vorkommenden Geschäftsvorfälle abdeckt.

Voraussetzung hierfür ist, dass die Bewegungsdaten die notwendigen Informationen auch tatsächlich liefern. Diese Daten werden dabei als Kombination aus Bilanzposition und Bewegungsart einer KFR-Position zugeordnet. Weitere notwendige Informationen aus der GuV und ggf. dem Konzernanhang werden ebenfalls im Rahmen eines Mappings einer KFR-Position zugeordnet. Mithilfe dieser Zuordnung ist es möglich durch Umgliederungsmaßnahmen, die in den Konsolidierungsmonitor integriert werden, KFR-Positionen maschinell zu befüllen.

Das Mapping, welches die zentrale Grundlage für die maschinelle Befüllung einer KFR-Position darstellt, ist initial und unternehmensindividuell aufzubauen. Der Aufwand lohnt sich jedoch, da er viele Vorteile für die KFR-Erstellung mit sich bringt:

• Eine maschinelle/automatische KFR auf Meldedaten- (Einzelabschluss), angepassten Meldedaten- (HBII), Konzerndaten- (Teilkonzern-, Konzernabschluss) sowie auf Segment-Ebene im Rahmen einer Matrixkonsolidierung.
• Nachvollziehbarkeit der Buchungen durch Umgliederungsprotokolle bei Ausführung der Maßnahmen.
• Aufriss der KFR-Positionen nach Quelldateninformationen (originäre Bilanz und GuV Positionen)
• Notwendige Anpassungen werden beleghaft als Buchung erfasst (bessere Nachvollziehbarkeit).
• Reduzierung des Pflegeaufwandes durch Attributierung der Positionsstammdaten (KFR-Merkmal)
• Integration der Umgliederungsmaßnahmen in den Konsolidierungsprozess (keine Divergenz zwischen KFR-Daten und Bewegungsdaten)
• Frühzeitiges Aufzeigen fehlerhafter / unvollständiger Datenmeldungen durch integrierte „Checkpositionen“.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es möglich ist, innerhalb BCS/4HANA respektive SEM-BCS eine Kapitalflussrechnung automatisiert abzubilden. Der Automatismus basiert auf Regeln, die in Zusammenarbeit mit dem Kunden definiert werden. Sonderfälle, die von der Regel abweichen, erfordern jedoch weiterhin einen manuellen Eingriff, der aber bei jeder anderen Lösung ebenso notwendig ist. Mit unserer Lösung in BCS/4HANA bzw. SEM-BCS hat der Kunde allerdings ein Ergebnis in der Hand, das transparent, prozessintegriert und zeitsparend ist. Dennoch ersetzt kein Tool der Welt eine korrekte Datenmeldung, da jede vollautomatisierte KFR nur so gut wie die Qualität der Datenbasis sein kann.

Bei Fragen zur automatisierten KFR stehen Ihnen die Mitarbeiter der KAPCON Managementberatung gerne zur Verfügung.