Automatisierung einer Kapitalflussrechnung in BCS/4HANA bzw. SEM-BCS

Neben der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung ist die Kapitalflussrechnung (im weiteren Verlauf mit KFR abgekürzt) eine wichtige wirtschaftliche Messgröße, die nicht nur gesetzlich verankert ist, sondern auch betriebswirtschaftlich einen Mehrwert für die Konzernsteuerung durch das Management liefert sowie den Shareholdern und Stakeholdern entscheidungsrelevante Informationen über die Finanzlage des Unternehmens bereitstellt.

Bei der Erstellung der Kapitalflussrechnung behelfen sich viele Unternehmen einer manuellen, oftmals Excel basierten Lösung, die u.U. sehr zeitaufwändig ist und auch ein gewisses Risikopotential für Fehler birgt. Zu erwähnen ist hierbei:

• Die Datenbasis aus dem Quellsystem wird in die manuelle Lösung übernommen. Dadurch besteht die Gefahr eines Übertragungsfehlers bzw. werden nachgelagerte Anpassungen im Quellsystem evtl. nicht mehr in die KFR übernommen und das Quellsystem weicht dadurch von den Daten in der KFR ab.
• Die Übersichtlichkeit und Transparenz („Wie setzt sich der Wert auf einer KFR-Position zusammen?“) der manuellen Lösung leidet abhängig sowohl von der Granularität des verwendeten Konzernpositionsplans als auch abhängig von der KFR-Struktur, die u.U. über eine gesetzliche Mindestanforderung hinaus geht.
• Manuelle Anpassungen lassen sich nicht immer einfach nachvollziehen („Welcher Wert wurde manuell angepasst?“).
• Bei Änderungen von Stammdaten (z.B. neue Position im Positionsplan) sind diese manuell in der KFR nachzuziehen.

Eine vollautomatisierte KFR „auf Knopfdruck“, die auch jegliche betriebswirtschaftlichen Sonderfälle (z.B. Fusionen, Endkonsolidierungen, etc.) abbildet, wäre für viele Unternehmen daher sicherlich wünschenswert. Ganz so einfach lässt sich das leider nicht umsetzen – zumindest, wenn die automatische KFR ein gewisses Maß an Komplexität abbilden soll. Jedoch bietet die KPACON Managementberatung GmbH eine systemunterstützte Lösung in BCS/4HANA bzw. SEM-BCS an, die dem Anwender eine spürbare Hilfe und Erleichterung bei der regelmäßigen Erstellung der KFR bringt und die überwiegend vorkommenden Geschäftsvorfälle abdeckt.

Voraussetzung hierfür ist, dass die Bewegungsdaten die notwendigen Informationen auch tatsächlich liefern. Diese Daten werden dabei als Kombination aus Bilanzposition und Bewegungsart einer KFR-Position zugeordnet. Weitere notwendige Informationen aus der GuV und ggf. dem Konzernanhang werden ebenfalls im Rahmen eines Mappings einer KFR-Position zugeordnet. Mithilfe dieser Zuordnung ist es möglich durch Umgliederungsmaßnahmen, die in den Konsolidierungsmonitor integriert werden, KFR-Positionen maschinell zu befüllen.

Das Mapping, welches die zentrale Grundlage für die maschinelle Befüllung einer KFR-Position darstellt, ist initial und unternehmensindividuell aufzubauen. Der Aufwand lohnt sich jedoch, da er viele Vorteile für die KFR-Erstellung mit sich bringt:

• Eine maschinelle/automatische KFR auf Meldedaten- (Einzelabschluss), angepassten Meldedaten- (HBII), Konzerndaten- (Teilkonzern-, Konzernabschluss) sowie auf Segment-Ebene im Rahmen einer Matrixkonsolidierung.
• Nachvollziehbarkeit der Buchungen durch Umgliederungsprotokolle bei Ausführung der Maßnahmen.
• Aufriss der KFR-Positionen nach Quelldateninformationen (originäre Bilanz und GuV Positionen)
• Notwendige Anpassungen werden beleghaft als Buchung erfasst (bessere Nachvollziehbarkeit).
• Reduzierung des Pflegeaufwandes durch Attributierung der Positionsstammdaten (KFR-Merkmal)
• Integration der Umgliederungsmaßnahmen in den Konsolidierungsprozess (keine Divergenz zwischen KFR-Daten und Bewegungsdaten)
• Frühzeitiges Aufzeigen fehlerhafter / unvollständiger Datenmeldungen durch integrierte „Checkpositionen“.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es möglich ist, innerhalb BCS/4HANA respektive SEM-BCS eine Kapitalflussrechnung automatisiert abzubilden. Der Automatismus basiert auf Regeln, die in Zusammenarbeit mit dem Kunden definiert werden. Sonderfälle, die von der Regel abweichen, erfordern jedoch weiterhin einen manuellen Eingriff, der aber bei jeder anderen Lösung ebenso notwendig ist. Mit unserer Lösung in BCS/4HANA bzw. SEM-BCS hat der Kunde allerdings ein Ergebnis in der Hand, das transparent, prozessintegriert und zeitsparend ist. Dennoch ersetzt kein Tool der Welt eine korrekte Datenmeldung, da jede vollautomatisierte KFR nur so gut wie die Qualität der Datenbasis sein kann.

Bei Fragen zur automatisierten KFR stehen Ihnen die Mitarbeiter der KAPCON Managementberatung gerne zur Verfügung.